CAPÍTULO 2: MONTANDO UM TIME PARA AVALIAÇÕES INSTITUCIONAIS
*Sobre o Projeto
O objetivo deste projeto é produzir nove artigos com informações objetivas sobre um método de governança de preparação para as visitas do MEC (de autorização, reconhecimento e renovação do reconhecimento de cursos e de credenciamento e recredenciamento institucional), desenvolvido há dez anos, que vem alcançado resultados positivos em diversas instituições onde foi utilizado e que acabou virando base de uma tese de doutorado em Portugal e de uma ferramenta desenvolvida pela empresa Tecfy Business Solutions.
A cada semana um novo artigo tratará de tópicos do método, como a preparação e gestão de times, desenvolvimento de planos de ação, gestão do processo, transformação dos instrumentos em ferramentas de gestão e a internacionalização do método.
No final do projeto, os artigos serão reunidos em um e-book que trará mais algumas informações, além de dicas relacionadas a ações práticas de preparação para as visitas.
No primeiro artigo/capítulo, propusemos uma abordagem de gestão de projetos para melhor organização dos processos de visitas de avaliação (clique aqui e acesse o artigo/capítulo 1). Um dos elementos de destaque na gestão de projetos é a seleção, organização e gestão das equipes que vão compor o projeto – seja a equipe direta que vai conduzir todas as ações ou as equipes indiretas que precisam ser envolvidas ao longo do processo de preparação e também no período das avaliações.
Vamos tratar então agora de uma proposta de melhor forma de compor uma equipe para os processos de recredenciamento institucional, que é mais complexo pois vai lidar com todas as áreas da instituição. Não vamos abordar de maneira direta o credenciamento, pois esta fase é muito mais um plano de negócios, com promessas e propostas do que virá a ser a nova faculdade e os times ainda não estão estruturados. Além disso, a avaliação é muito mais em cima dos planos e compromissos firmados.
A Avaliação Institucional é um dos componentes do Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior (Sinaes) e é dividida em duas modalidades: a Autoavaliação (coordenada pela CPA – Comissão Própria de Avaliação) e a Avaliação Externa, realizada pelo MEC e composta de cinco eixos, com um total de 50 indicadores, sendo que os eixos têm pesos diferentes.
Essa avaliação analisa então todos os aspectos da instituição, desde a opinião dos alunos, professores e funcionários (retratadas na autoavaliação), até todos os resultados, infraestrutura e gestão (tratados na avaliação externa).
Considerando a complexidade do processo de avaliação com tantos eixos e indicadores que por si só já exigiria a mobilização de um grande contingente de pessoas, o modelo regulatório da educação no Brasil também traz uma série de exigências que afetam diretamente o modelo de liderança e gestão de uma IES – Instituição de Ensino Superior, como a necessidade de colegiados, da participação de membros da comunidade externa e de alunos e professores nas decisões da organização – afetando diretamente investimentos e resultados, por isso a necessidade de um grande cuidado com o modelo de liderança. Mais a frente (no artigo/capítulo 4) falaremos sobre essa questão. Inicialmente vamos propor a estruturação básica do time que deve ser envolvido, em função dos eixos e indicadores da avaliação externa:
EQUIPE DO PROJETO
Antes da definição dos colaboradores que deverão ser envolvidos para o atendimento aos indicadores de cada eixo, é preciso montar o time principal que vai conduzir todo o processo. Esse time pode variar muito em função dos cargos de cada instituição e do modelo de gestão. O importante é que ele seja estruturado de forma estratégica, trazendo os principais colaboradores que podem atuar de forma efetiva e que consigam levar adiante os planos elaborados. Por este motivo é importante trazer para o grupo os verdadeiros líderes da instituição – os formais e os informais (aqueles que apesar de não terem um cargo de liderança, tem grande influência sobre as equipes.
Por conta do escopo desta avaliação a equipe do projeto pode ser maior do que o habitual e deve contar com responsáveis e representantes das seguintes áreas:
I - Diretoria – algum membro ou representante para tratar das questões de planejamento, financeiras, de investimentos futuros e estratégias.
II - Acadêmica – diretor ou coordenador geral do setor e algum coordenador de curso com grande influência na organização que deve responder também pelas questões relacionadas com pós-graduação e EAD
III - Regulação – o PI e outros membros que atuam na regulação para garantir a compreensão de todos os elementos avaliados em cada indicador
IV - CPA – presidente ou coordenador da CPA, para tratar dos itens relacionados a autoavaliação
V - Pesquisa e Extensão – gestor(es) da(s) área(s) de pesquisa e extensão para tratar de todas as questões relacionadas as pesquisas e aos aspectos culturais, de diversidade, de meio ambiente e ações junto à sociedade.
VI - Comunicação – gestor da área para tratar de todos os processos de comunicação institucional e com a sociedade
VII - RH – gestor da área para tratar das questões relacionadas ao registro de titulação do corpo docente e as políticas de capacitação dos colaboradores
VIII - Operações e TI – gestores ou representantes das duas áreas, para cuidar das questões relacionadas a TIC e infraestrutura.
Essa equipe de projetos pode até ter mais participantes, mas é importante lembrar que um grupo muito grande pode dificultar a gestão de todo o processo. Além disso, não será possível mobilizar sempre todos, por conta da rotina do dia a dia da instituição.
EQUIPE ENVOLVIDA DIRETAMENTE NO PERÍODO DA VISITA
Durante a visita é estratégico que sejam escolhidos alguns membros da equipe do projeto para acompanhar os avaliadores durante todo o tempo do processo de avaliação. Além de um profissional da área de regulação e um membro da diretoria ou coordenação acadêmica, que são fundamentais nesse grupo, podem ser incluídos alguns outros profissionais que se destaquem pela capacidade de se relacionar bem ou que tenham alguma relevância em algum ponto crítico ou chave da instituição (pode ser alguém ligado a inovação ou as TICs, por exemplo, para evidenciar investimentos na área ou do RH para destacar programas de treinamentos especiais). O importante é que todos os escolhidos para esse grupo tenham pleno domínio do planejamento realizado e de todas as informações relacionadas ao recredenciamento
Além desse grupo, todos os outros integrantes da equipe e outros colaboradores que citaremos a seguir, deverão estar de prontidão para o caso de precisarem ser acionados (o que acontece com alguma frequência durante o processo).
Abaixo indicamos outras pessoas que participarão do processo, direta ou indiretamente. Algumas podem até fazer parte da equipe de gestão, mas mesmo que não façam, inevitavelmente deverão ser envolvidas ao longo do processo de avaliação:
EIXO 1 – PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL
(COM CINCO INDICADORES E PESO 10)
Este primeiro eixo traz um grupo de indicadores relacionados ao histórico da instituição, seus processos, o planejamento e sua evolução, o histórico das avaliações, os processos relacionados às autoavaliações, considerando a participação da comunidade acadêmica e a divulgação de resultados.
Por conta das características dos indicadores é importante a participação dos seguintes profissionais (ou equivalentes em sua IES):
I - Diretor Acadêmico – por estar envolvido em todos os processos de gestão da instituição
II - PI – Procurador Institucional – por estar envolvido em todos os processos de planejamento e evolução da instituição.
III - Presidente ou coordenador da CPA – por ser o responsável por tratar de todos os processos relacionados à autoavaliação.
IV - Gestor do Marketing/Comunicação – por estar ligado à gestão de todas as informações disponíveis no website da instituição, como também por todo o processo de divulgação dos resultados da CPA.
EIXO 2 – DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL
(COM SETE INDICADORES E PESO 30)
Este eixo tem grande importância por dois motivos: é um dos dois com maiores pesos, mas demanda um investimento menor que o outro (Infraestrutura), ou seja, com um bom planejamento é possível que este eixo contribua para aumentar a média da nota.
Por conta das características dos indicadores é importante a participação dos seguintes profissionais (ou equivalentes em sua IES):
I - Membro da diretoria – para tratar das questões relacionadas a missão, visão, estratégias e investimentos
II - Gestor acadêmico para tratar das questões relacionadas ao PDI
III - Responsáveis pelas áreas de pesquisa e extensão – para tratar de questões relacionadas a iniciação científica e atividades relacionadas ao meio-ambiente, ações culturais, de direito humanos e de igualdade – incluindo ações nos polos de EaD (quando a instituição tiver a modalidade)
IV - Gestores do EaD – para tratar de questões relacionadas aos polos (quando a instituição tiver a modalidade)
EIXO 3 – POLÍTICAS ACADÊMICAS
(COM DOZE INDICADORES E PESO 10)
Esse é um eixo basicamente acadêmico e apesar de ter um peso menor, tem grande influência no processo de avaliação, pois os avaliadores acabam se aprofundando muito nestes indicadores e interagindo com muitas pessoas para esclarecer dúvidas, incluindo alunos. Em muitos casos é durante a avaliação dos itens daqui que ficam evidentes ou expostos problemas ou incongruências em outros eixos, por exemplo, dados da CPA ou da infraestrutura podem ter suas notas reduzidas a partir de reuniões que os avaliadores façam com técnicos e alunos.
Por conta das características dos indicadores é importante a participação dos seguintes profissionais (ou equivalentes em sua IES):
I - Gestores acadêmicos envolvidos com as definições das políticas institucionais
II - Gestores da pós-graduação lato e stricto sensu – obrigatório no caso das universidades e das faculdades e centros universitários, caso previsto no PDI
III - Responsáveis pelas áreas de pesquisa e extensão para tratar das políticas relacionadas a estas atividades
IV - Responsáveis pelas políticas relacionadas a produção acadêmica docente, produção discente e participação em eventos
V - Responsáveis por programas de retenção e relacionamentos com egressos
VI - Responsáveis pelos projetos de internacionalização (quando houver previsão no PDI).
EIXO 4 – POLÍTICAS DE GESTÃO
(COM OITO INDICADORES E PESO 20)
Relacionado mais diretamente às questões de RH, financeiras e de gestão geral. É um eixo que também possibilita ampliar a média (já que tem peso alto) nos indicadores relacionados à sustentabilidade e processos de gestão, mas demanda um bom planejamento nas questões relacionadas aos professores (nos artigos/capítulos 4 e 5, traremos mais detalhes sobre essa questão).
Por conta das características dos indicadores é importante a participação dos seguintes profissionais (ou equivalentes em sua IES):
I - Gestores acadêmicos envolvidos na definição das políticas de contratação e capacitação dos docentes
II - Gestor ou representante do RH – que operacionaliza todas as políticas de capacitação formação continuada dos docentes e do corpo técnico-administrativo
III - Gestor ou responsável das áreas financeira e de gestão para tratarem das questões relacionadas a gestão dos processos institucionais e da sustentabilidade financeira
IV - Responsável pelos processos e gestão do controle de produção e distribuição do material didático (quando for o caso).
EIXO 5 - INFRAESTRUTURA
(COM DEZOITO INDICADORES E PESO 30)
O último eixo demanda um cuidado especial, por ser um dos dois de maior peso, por ser o que tem a maior quantidade de indicadores e também por demandar grandes investimentos. Grande parte dos indicadores demandam documentos e evidências concretas dos investimentos realizados ou previstos e por isso é importante uma ótima gestão dos documentos e das equipes para alinhamento de informações.
Por conta das características dos indicadores é importante a participação dos seguintes profissionais (ou equivalentes em sua IES):
I - Gestores acadêmicos – para tratarem das questões relacionadas as estruturas previstas nos documentos institucionais e analisarem a adequação de todos os espaços da instituição
II - Responsáveis pela área de regulação – para contribuição na análise da adequação dos espaços e documentos
III - Gestores responsáveis pela estrutura operacional – para tratarem de questões relacionadas as salas de aula, auditórios, espaços diversos, laboratórios, instalações sanitárias e infraestruturas de suporte
IV - Responsáveis pelos laboratórios de práticas didáticas – para identificação de demandas urgentes para o atendimento de questões regulatórias
V - Responsável pela CPA – para indicar necessidades de infraestrutura não atendida
VI - Representantes da Biblioteca – para tratar das questões de infraestrutura (física e digital) e dos planos de atualização do acervo
VII - Gestores ou responsáveis pelas TICs – para tratar de todas as questões relacionadas a infraestrutura de tecnologia e comunicação e planos de atualização de equipamentos e sistemas e também de questões de suporte ao EaD (quando for o caso), como suporte técnico para a implantação e funcionamento do Ambiente Virtual de Aprendizagem – AVA e recursos de internet – principalmente em instituições que atuam com EaD ou disciplinas a distância para cursos presenciais.
VIII - Gestores do EAD – para tratarem de questões relacionadas às estruturas dos polos de EaD (quando for o caso).
Em linhas gerais esses são os profissionais que devem ser considerados, lembrando que em muitas instituições existem acúmulos de cargos e funções e que muitas das atividades relacionadas a um indicador, envolverão vários profissionais, só para citar um exemplo: um plano de contingência de TI, só pode ser planejado em conjunto com profissionais da área de infraestrutura operacional que cuidam das questões relacionadas a gerados e eletricidade. Essa situação ocorre em diversos indicadores e deve ser tratada com o devido cuidado.
No artigo/capítulo 5, apresentaremos uma proposta de como tornar a gestão das equipes mais efetivas com foco no alcance das notas esperadas nas avaliações, tanto institucional, quanto de cursos.
Neste segundo artigo/capítulo analisamos a importância de uma boa gestão dos recursos humanos que estarão envolvidos com os processos de avaliação de recredenciamento institucional, que são mais complexos por considerar aspectos gerais de toda a IES, analisando praticamente toda a estrutura, gestão e resultados da IES.
No artigo/capítulo 3, vamos tratar da composição do time que estará à frente dos processos relacionados às visitas de autorização e renovação de autorização de cursos.
Para acessar o artigo/capítulo 1 – sobre a utilização da gestão de projetos no processo de visitas de avaliação, clique aqui.
**Gilberto Alves da Silva é Doutor em Educação pela Universidade Aberta de Portugal e Mestre em Administração pelo Ibmec. Atualmente é partner da Multiversa, Agente de Divulgação do Instituto Piaget de Portugal e consultor educacional na Tecfy Business Solutions.
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